Организация, которая ведет личные дела работников, для удобства их учета заводит соответствующий журнал. Данный документ никаким действующим нормативным актом на уровне федерального и даже регионального законодательства не предусмотрен, поэтому работодатель разрабатывает его форму самостоятельно и утверждает своим приказом или распоряжением.

Журнал как таковой упрощает работу с персональными данными работников, которые скомпанованы в подпапки:

• вся информация систематизирована;
• ее поиск занимает мало времени;
• удобно в использовании;
• обеспечивается оптимальный уровень защиты персональных данных от третьих лиц;
• в конце концов, выглядит эстетически приятно.

Как мы уже сказали, преимущественно данный порядок хранения персональных данных используют на госслужбе, там это обязательно. Поэтому и подход там достаточно серьезный:

• документы на уволенных и действующих сотрудников хранятся отдельно друг от друга;
• как правило, хранилище этих документов — отдельная комната или изолированное помещение;
• все бумаги и папки помещаются в металлические шкафы, исключающие доступ третьих лиц;
• вход в помещение или хранилище имеют только избранные — специально назначенные сотрудники.

Это далеко не все. Для знакомства с содержанием своего дела, а госслужащий обязан знакомиться с его содержимым хотя бы раз в год, выделяется отдельное место, как правило, оно находится в хранилище, но, в зависимости от метража и возможностей оганизации, может быть выделено и отдельное помещение.

Это, как уже говорилось, для госов, для всех остальных организаций правила и порядок хранения устанавливает руководство компании, но с одним железным требованием, которое предписывает закон, — персональные данные работников должны охраняться, и режим кофиденциальности нарушать никому не позволено.

Журнал учета личных дел работинков, образец которого мы предоставили ниже, используется, как правило, для того, чтобы зафиксировать факт ознакомления с персональными сведениями из того или иного дела конкретным лицом и с конкретной целью. Вообще для этого используют карточку ознакомления, которая хранится в самом деле, но журнал удобнее использовать для проверяющих: сразу видно, как ведется работа на данном участе кадрового делопроизводства в организации.

Правила оформления и заполнения

Единой формы для ведения журнала регистрации дел не существует. Можно самостоятельно изменять правила оформления и заполнения. Обычно в него входят графы:

• номер личного дела;
• Ф.И.О. работника;
• дата приема (дата оформления личного дела), дата и номер приказа о приеме на работу;
• должность;
• структурное подразделение;
• дата увольнения (дата закрытия личного дела), дата и номер приказа о прекращении трудового договора с работником (увольнении);
• при необходимости можно использовать графу «Примечания».

Для быстрого поиска можно дополнительно сделать журнал в виде алфавитной книги с вырубкой справа, закрепив за каждой буквой отдельные страницы. По первой букве фамилии сотрудника будет легко найти нужную страницу. Обычная тетрадь А4 в клетку с твердой обложкой будет служить вам компасом в многочисленных сейфах с делами. В него достаточно вписать Ф.И.О. работника и номер дела.

Формат: 210 х 288 (вертикальный)
64 страницы, пронумерованы
Прошнурован, опломбирован
Обложка: золотистый картон
Съемная обложка из прозрачного ПВХ

Товар представлен на Портале поставщиков.
Для получения оферты обратитесь к менеджеру.

350 руб.

Позволяет регистрировать личные дела сотрудников.

Согласно Указу Президента РФ от 30.05.2006 года №609 обязанность ведения личных дел сотрудников распространяется только на государственные и муниципальные органы власти, однако во многих коммерческих организациях также ведется работа с личными делами сотрудников так как это впоследствии значительно упрощает работу: вся информация систематизирована, и ее поиск занимает минимум времени.

Вид основного раздела журнала:

Как оформить личное дело сотрудника?

Оформление персонального дела сотрудника начинается с правильного заполнения титульного листа. На данном листе указывается фамилия, имя, отчество сотрудника, дата начала работы в организации (она совпадает с датой оформления дела) и присвоенный номер. Записи выполняются аккуратным почерком, чернилами синего, черного либо фиолетового цвета. Желательно при внесении информации избегать помарок и исправлений.

В состав документов личного дела могут быть включены:

• заявление сотрудника о приеме его на работу;
• трудовой договор и дополнительные соглашенья к этому договору;
• личный листок по учету кадров и дополнения к нему;
• собственноручно заполненная сотрудником анкета либо написанная им автобиография;
• копия документов о получении образования;
• выписки из приказов об утверждении в должности;
• должностная инструкция;
• характеристики на сотрудника, рекомендательные письма, если таковые имеются;
• ксерокопии паспорта, свидетельства о браке, о рождении детей и т.п.;
• копии либо выписки кадровых приказов (перевод на какую-либо должность, представления и т.п.);
• документы о награждениях, поощрениях;
• сведения о нарушениях, взысканиях;
• иные документы, относящиеся к конкретному сотруднику.

В личном деле обязательно должна быть опись . Это список всей документации, подшитой в персональное дело. В нем по каждому документу отражается следующая информация:

• название документа;
• дата подшивки документа;
• количество листов внесенного документа;
• при изъятии документа из личного дела отмечается дата изъятия, кем и по какой причине бал изъят;
• составленная опись заверяется уполномоченным специалистом.

Срок хранения документов в кадровой службе составляет: 10 лет для государственных служащих и 3 года для всех остальных.

При передаче дела в архив оно сшивается, нумеруется и описывается. Правильно оформленное личное дело передается в архив, где хранится в течение 75 лет .

По истечению данного срока персональные дела работников уничтожаются. Исключением являются документы граждан, занимавших руководящие должности, имевших правительственные награды и различные звания и т.п. Такие дела хранятся постоянно и уничтожению не подлежат.

Оформление и дальнейшее ведение личных дел сотрудников требует дополнительных временных и кадровых ресурсов. Но правильно сформированная база личных данных является хорошим помощником в работе кадровика и руководителя предприятия.

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба - уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Полезная информация:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

При приеме сотрудника на работу на него оформляется личное дело — особый комплект документов, содержащий всю необходимую информацию о работнике. Все дела регистрируются в специальном журнале или книге учета личных дел в хронологическом порядке поступления сотрудников в организацию.

Назначение книги

Книга учета личных дел сотрудников необходима для регистрации и обеспечения сохранности всех документов на принятых работников. Ее предназначение сводится к четкому хронологическому внесению информации о том, на кого именно из сотрудников и в какую дату были заведены дела. Информация может быть представлена не на весь персонал организации, поскольку не все хозяйствующие субъекты обязаны формировать личные дела. Этот пункт касается государственных учреждений, для которых такая обязанность установлена на законодательной основе.

В бухгалтерской книге учета будут регистрироваться только личные дела работников, на которых компания составляет данные документы. Однако многие организации принимают решение о том, чтобы составлять дела на всех принятых работников, поскольку это очень удобно при ведении кадрового делопроизводства. Документы на каждого сотрудника находятся в отдельных пронумерованных папках, хранящихся в соответствии с установленными правилами.

Достоинствами ведения личных дел и журнала их регистрации можно считать:

1. Организацию качественного кадрового делопроизводства на предприятии;
2. Простоту при поиске документов на кого-либо из работников;
3. Возможность ведения кадрового учета в соответствии с законодательством РФ.

Важно: если предприятие оформляет дела на персонал, то в обязательном порядке должна вестись и книга их регистрации, по которой можно отследить движение этих документов в организации.

Как оформить книгу

Книга для регистрации дел, как и любая другая бухгалтерская книга учета, должна быть оформлена соответствующим образом. Поскольку для хозяйствующих субъектов (кроме государственных учреждений) не установлена обязанность ведения данного регистра учета, они имеют право воспользоваться типовой формой либо разработать ее самостоятельно. Правильным будет закрепить данную форму журнала в документации по кадровому делопроизводству как приложение, например, к положению о кадровом учете на предприятии.

Книга учета личных дел в обязательном порядке должна быть пронумерована, и первый лист для записей будет иметь нумерацию с цифры «2». Листы нумеруются без каких-либо пропусков в строгой хронологической последовательности. Кроме того, книга должна быть прошнурована, то есть прошита крепкими нитками в 2-3 прокола. Концы ниток выводятся на оборотную сторону книги и оставляются длиной 5-6 см.

На них поверх наклеивается специальная наклейка для заверительной подписи уполномоченного сотрудника и проставляется печать организации. Что касается заверительной подписи, то, как правило, ее проставляет руководитель организации либо лицо, ответственное за ведение личных дел работников. Также проставляется дата, когда журнал был прошнурован, и печать, часть которой должна быть на наклейке, а другая — непосредственно на журнале.

Главное, на что необходимо обратить внимание при оформлении книги для регистрации личных дел:

1. На титульном листе должно быть наименование организации, название самой книги и дата начала ее ведения;
2. Она должна быть прошнурована;
3. Все листы должны быть пронумерованы;
4. На ней должна быть наклейка с подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Что касается внутреннего наполнения такой бухгалтерской книги учета, то негосударственная организация имеет право самостоятельно разрабатывать форму ее листов и решать, какую именно информацию будет содержать книга.

Информация для внесения в книгу

Поскольку в такой книге содержится информация о том, какие именно дела сотрудников были оформлены на предприятии, чаще всего она включает в себя следующие данные:

1. Номер личного дела по порядку (он указывается и на самом личном деле для упрощения поиска);
2. Дата заведения личного дела — все даты должны разноситься в хронологическом порядке;
3. Данные, непосредственно относящиеся к сотруднику, в том числе ФИО, его табельный номер, должность при составлении дела;
4. Дата закрытия личного дела, когда сотрудник увольняется из организации;
5. Место хранения закрытого личного дела;
6. Примечание — любая информация, необходимая для осуществления качественного учета личных дел сотрудников.

Вся эта информация представляется в книге учета личных дел в специальной таблице с графами, которые также подлежат нумерации. Каждая из строк таблицы нумеруется в хронологической последовательности без пропусков, помарок или исправлений. Если все же при внесении записей была допущена ошибка, ее необходимо исправить, а исправленную запись заверить подписью уполномоченного лица и надписью «Исправленному верить» с указанием даты внесения исправительной записи.

Важно: информация, содержащаяся в книге для учета, как и любые другие данные в кадровом делопроизводстве, должна иметь ограниченный доступ.

Иными словами, журнал должен храниться вдали от посторонних лиц, которые могут воспользоваться имеющимися данными.

В дополнение к журналу учета личных дел можно сформировать своеобразную картотеку, в которой будут содержаться карточки с информацией по личным делам и документам в них на каждого сотрудника. Создание такого справочника носит не обязательный, а скорее рекомендательный характер для упрощения кадрового учета на предприятии.

Каждая компания время от времени проходит проверку по типу хранения и обработки личных данных каждого трудоустроенного работника. Если присутствуют какие-либо несоответствия, необходимо ознакомиться с условиями законодательства и максимально подготовиться ко всевозможным проверкам.

В течение последних 6 лет законодательный орган часто обращал внимание на защиту персональных данных на предприятии. С течением этого времени был принят закон О персональных данных, а также дополнительно внесены изменения в Трудовой кодекс РФ. Именно он теперь регулирует защиту персональных данных сотрудника и введен в виде дополнительных нормативных актов. Этим должен руководствоваться каждый человек, который имеет отношение к подобной информации.

Правила хранения и оформления личных дел сотрудников

Создавая личное дело сотрудника, нужно учитывать некоторые нюансы:

• Документы временного пользования в личном архиве не должны быть. То есть временные документы должны храниться отдельно от постоянных;
• Позаботьтесь о том, чтобы исключить из персонального дела подлинные документы для постоянного хранения;
• Каждый документ необходимо представлять в одном единственном варианте;
• Одно дело в архиве не должно превышать более 40 миллиметров (4 см);
• В основной папке должны храниться как документы, так и объяснительные приложения к ним.

Учтите, что Федеральным законом запрещается подвергать и включать в обработку информацию о работнике. Речь идет о религиозных и политических отношений, данные о частной жизни — без письменного разрешения. Персональные данные могут быть применены в виде трудоустройства или с учетом продвижения сотрудника по службе, обеспечения сохранности и безопасности имущества работника.

Как правильно оформить личное дело сотрудника?

Личные дела должны быть оформлены одинаково и аккуратно. Это позволяет исключить потерю чрезвычайно важной документации.

Персональное дело работника оформляется в следующем варианте:

• На основном листе находятся все данные сотрудника: фамилия, имя и отчество, а также дата, когда было заведено личное дело;
• Если они хранятся в одной папке, отсортируйте их согласно алфавиту для облегчения дальнейшей работы;
• Следите за общей суммой страниц одного дела. Количество не должно превышать больше 250 единиц.

Необходимость журнала учета личных дел работников

Необходимость этого журнала существует для каждого предприятия. Единой формы журнала нет. Но ее можно самостоятельно создать или же приобрести в магазине. Содержание может меняться в зависимости от деятельности организации.

В журнале присутствуют данные о персональных делах, которые были когда-то заведены в конкретной организации. В подобной графе заносится дополнительная личная информация, дата, фамилия, имя и отчество работника и так далее. Закрытие дела сопровождается пометкой в журнале в виде причины и даты закрытия. Если в бланк дела сотрудника внести опциональные данные, можно использовать дополнительную графу под наименованием — Примечание.

Нужно ли вести журнал учета работников выбывающих в служебные командировки?

Сегодня существует приказ , согласно которому оформляется журнал учета людей, которые отправились в командировку.

По новым правилам каждый руководитель должен вести учет собственных сотрудников, которые направляются в служебные командировки как по территории Российской Федерации, так и в иностранные государства. Чтобы этот учет был осуществлен, требуются две формы регистрации убывших в командировку работников:

1. Журнал учета сотрудников, которые отправились в командировку;
2. Журнал учета работников, которые прибыли из служебной поездки.

Чтобы организовать учет командировочных работников, руководитель компании должен назначить уполномоченное лицо, которое ответственно за регистрацию выбытия и прибытия. Помимо этого, работодатель должен хранить журнал выбытия и прибытия на протяжении пяти лет с момента оформления.

Сколько лет хранится личное дело сотрудника?

Законодательство обязывает каждого руководителя фирмы хранить данные, которые создаются с течением времени. Отдел кадров ответственен за это. Помимо этого, закон об акционерных обществах и ООО вносит обязанность хранить подобные документы. К таковым относятся:

• Приказы;
• Положения;
• Документы по личному составу и тому подобное.

Сегодня персональные дела в архиве должны храниться 75 лет. Однако государственные власти планируют сократить этот срок вчетверо, сэкономив бюджетные денежные средства. Ведь для хранения одного дела затраты составляют порядка 40 рублей в год.

И 20 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция), установлено, что личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел.

Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел, форма которого установлена в приложении 5 к Инструкции. При регистрации личного дела в журнале (книге) заполняются следующие графы: № личного дела; фамилия, имя, отчество работника; дата постановки дела на учет; отметка о снятии дела с учета.

Номером личного дела является его порядковый регистрационный номер, присвоенный личному делу при постановке на учет, т.е. при регистрации в журнале (книге).

Датой постановки личного дела на учет является дата регистрации личного дела в журнале (книге) учета личных дел. Регистрация личного дела должна осуществляться в день включения в него копии приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

Приказ о приеме на работу Янушевича Иосифа Павловича был подписан 26 марта 2007 г. Копия этого приказа была оформлена и заверена в установленном порядке 28 марта, а в отдел кадров была передана 31 марта и в тот же день включена в личное дело работника. Следовательно, личное дело Янушевича Иосифа Павловича будет считаться сформированным 31 марта 2007 г. и в этот же день оно должно быть зарегистрировано в журнале (книге) учета личных дел.

Если в организации журнал (книга) учета личных дел не велся, то после заведения соответствующего журнала (книги) все имеющиеся в наличии в кадровой службе личные дела работников должны быть поставлены на учет одновременно.

В графе «Отметка о снятии с учета» указывается дата передачи личного дела из кадровой службы в архив организации, а также проставляется подпись лица, оформившего соответствующую отметку. Эта дата соответствует дате из описи дел структурного подразделения, составляемой в кадровой службе при передаче документов в архив организации. Дата в конце описи проставляется работником кадрового подразделения и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив) после завершения процедуры приема-передачи личных дел. До передачи в архив личные дела уволенных работников продолжают оставаться на учете в кадровой службе.

Пример оформления журнала (книги) учета личных дел приведен в приложении.

Для обеспечения оперативного поиска личных дел кроме журнала (книги) целесообразно вести также вспомогательную алфавитную картотеку (примечание 1 ). Алфавитную картотеку рационально вести в том случае, если личные дела систематизированы в кадровой службе не по алфавиту фамилий работников, а по порядку регистрационных номеров личных дел (п.19 Инструкции допускает и тот, и другой порядок систематизации личных дел в делопроизводстве). Нормативными правовыми актами не определена форма карточки учета личного дела, поэтому ее оформляют произвольно. Не установлена также обязательная структура такой картотеки. Вместе с тем представляется целесообразным делить алфавитную картотеку на два блока: личные дела работающих и личные дела уволенных. По мере увольнения работников карточки будут перемещаться из первого блока во второй. Из последнего блока алфавитные карточки будут передаваться в архив организации одновременно с личными делами, где будут формироваться в справочную картотеку архива.

В кадровой службе могут вестись и иные вспомогательные картотеки, сформированные по различным признакам, например: картотека по структурно-алфавитному признаку (примечание 2 ), отдельные картотеки на личные дела работающих в организации пенсионеров, работников, имеющих ученые степени (звания), и др. Вспомогательные картотеки оказывают большую помощь в оперативном поиске необходимой информации при подготовке отчетов по кадрам и заполнении статистических форм.

Примечание 1. Кроме специальной алфавитной картотеки номера личных дел могут фиксироваться также в личных учетных карточках работников ф.Т-2.

Примечание 2. В такой картотеке карточки на личные дела распределяются по структурным подразделениям, а внутри структурных подразделений - по алфавиту фамилий. Это позволяет быстро выбрать личные дела всех работников требуемого структурного подразделения.