Представляют собой основную часть инструкции по выполнению рабочей деятельности для обозначенной трудовой позиции. Помимо перечня определенных рекомендаций, обязательных к выполнению, подобный документ содержит сведения о требованиях, правах, зоне ответственности секретаря, а также общих трудовых положениях. Не следует считать, что такая профессиональная позиция является простой и не требует учета определенных нюансов.

Общие обязанности

Для начала необходимо разобрать, в чем заключаются классические, унифицированные должностные обязанности секретаря. Вкратце их можно свести к следующим обязательным рекомендациям:

Требования к знаниям

Обязанности работника могут незначительно отличаться в зависимости от его основной специализации. Однако вне зависимости от нее знания в следующих областях для данной должности будут нелишними и весьма полезными:

• Основы трудового и административного законодательства.
• Общие нормы этики и делового этикета.
• Основы делопроизводства.
• Техника безопасности.
• Правила работы с вычислительной и приемно-переговорной, а также оргтехникой.
• Охрана труда.
• Требования к ведению деловой переписки.

Помимо прочего, выполнять должностные обязанности секретаря надлежащим образом невозможно без знания внутренних основ деятельности предприятия, распорядка деятельности, нормативных документов и многого другого.

Обязанности помощника руководителя

Должностные обязанности секретаря руководителя мало чем отличаются от общих требований, приведенных выше. Он также принимает и передает корреспонденцию, занимается копированием и архивированием документов, контролирует доведение распоряжений руководителя до ответственных лиц, ведет необходимое делопроизводство, обеспечивает закупку первоочередных товаров. Помимо прочего, такой специалист должен уметь заниматься:

Как правило, такие должностные обязанности секретаря руководителя могут выполнять лица, имеющие высшее, а также среднее профессиональное образование. В последнем случае значительным преимуществом является наличие стажа работы по профессии от 2 лет.

Права секретаря

Необходимо помнить о том, что не только должностные обязанности секретаря определяют его работу, сотрудник, безусловно, обладает и определенными правами. Так, к ним можно отнести возможность ознакомления с рабочими проектами и право внесения рациональных предложений в рамках своей служебной инструкции. Кроме того, при выявлении недостатков в рамках своей компетенции секретарь вправе обратить внимание руководителя на данные аспекты.

Требования к деятельности делопроизводителя

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, как правило, незначительно отличаются от тех, что были описаны выше. При этом помощник руководителя в первую очередь должен обеспечивать деятельность непосредственно начальства, в то время как делопроизводитель по большей части сосредоточен на бумажной работе. В инструкцию его трудовой деятельности обязательно должны войти такие аспекты, как:

Требования к деятельности судебного секретаря

Куда более значительные изменения содержат должностные обязанности секретаря судебного заседания. Как правило, эти специалисты занимаются непосредственно ведением и фиксацией заседаний в суде. Кроме того, они подготавливают письма, запросы и иные документы, могут осуществлять вызов лиц, участвующих в судебных прениях. Подобная активная работа может выполняться лицом как с высшим, так и с неполным высшим образованием, без соответствующего опыта работы. Как правило, эту позицию выбирают молодые люди и девушки, желающие набраться опыта в судебной сфере и в дальнейшем продолжить свою карьеру в области юриспруденции.

Некоторым может показаться, что подобная вакансия не требует специальных знаний и умений, поэтому подойдет многим, однако это не совсем так. Чем же еще занимается секретарь суда? Должностные обязанности его подразумевают:

• Соблюдение Конституции, Федеральных законов и любых других нормативно-правовых актов и распоряжений.
• Исполнение поручений судьи или других уполномоченных лиц.
• Взаимодействие с другими сотрудниками судебной структуры для решения вопросов, находящихся в компетенции секретаря.

Общие сведения

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, помощника руководителя и сотрудников суда регулируются особым документом, именуемым должностной инструкцией. Наличие ее в любой компании является обязательным, ведь именно согласно указанному перечню правил сотрудник понимает, какие действия он должен выполнять, а какие нет. Разрабатывается и составляется такой документ при участии руководящего состава и в обязательном порядке содержит такие подразделы, как общие положения, права и обязанности, зона ответственности, взаимоотношения сотрудников внутри фирмы, а также необходимые приложения.

Секретарь нужен любой организации, и следовательно, должностная инструкция секретаря пригодится каждой компании. Важно четко прописать должностные обязанности секретаря, которые вовсе не ограничиваются приемом звонков и милыми улыбками. Мы предлагаем вам образец должностной инструкции секретаря руководителя - генерального директора, главы департамента, директора филиала и т. д.

Должностная инструкция секретаря

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.
2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря

Секретарь имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаря

Секретарь несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Понятие этикета - установленного порядка соблюдения определенных норм поведения. Принципы делового этикета - важнейшей стороны профессионального поведения. Особенности вербального этикета, культуры речи и правил ведения переговоров. Телефонный этикет.

Тюменский Государственный университет РЕФЕРАТ на тему: Стиль и оформление служебных документов Выполнила Тюмень-1998 Содержание. Содержание. 2 Использование штампов 3

Нравственные основы службы в органах внутренних дел, защита человека, его жизни и здоровья, чести и личного достоинства, неотъемлемых прав и свобод. Служебная деятельность сотрудника милиции, нравственные цели, направленные на защиту интересов граждан.

Основные правила ведения переговоров по телефону, приемы рационализации телефонного общения. Рекомендации по успешному деловому общению и ведению беседы. Пятнадцать положений и правил ведения телефонных переговоров, специфика делового администрирования.

Этика и особенности поведения руководителя при приеме сотрудников на работу и при их увольнении. Собеседование как один из наиболее распространенных методов отбора персонала, его разновидности. Главные вопросы, которые решаются на кадровом собеседовании.

Ознакомление с понятием об имидже и дизайне офиса, об этике современного делового человека. Современный бизнес. Модели поведения на работе и в повседневной жизни. Главная забота бизнесмена в оформлении офиса. Специальное помещение для приема посетителей.

Деятельность системы Кодексов этики профессиональных бухгалтеров и аудиторов. Нормы поведения бухгалтерских работников. Бухгалтерская профессия и профессиональная этика. Соблюдение этических норм профессионального поведения. Объективность аудитора.

Правила построения деловой беседы. Письменные виды делового общения. Классификация, планирование проведения совещаний. Абстрактные типы собеседников. Этапы и фазы делового общения. Техника телефонных переговоров. Этические нормы телефонного разговора.

Этикет речевого общения. Главный этический принцип речевого общения. Этика деловой и административной речи. Средства выразительности деловой речи. Главные функции административного подстиля: информационно-содержательная и организационно-регулирующая.

Классификация технических средств. Технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве. Средства для составления документов. Портативные, компактные и канцелярские пишущие машины, диктофонная техника, электронные пишущие машины.

Изучение правил поведения делового человека: на улице, у входа в служебное помещение, у лифта и в лифте, в приемной и в кабинете начальника. Рабочие взаимоотношения типа "руководитель-секретарь". Правила проведения совещания, этика телефонных разговоров.

Особенности протокольных приемов в деловых отношениях. Отличительные черты дневных, вечерних приемов, коктейлей и фуршетов. Визитные карточки и правила их использования. Этикет официальной переписки. Ведение переговоров с использованием средств связи.

Навыки телефонного общения как один из важнейших аспектов создания положительного имиджа компании. Деловой телефонный этикет на работе. Установка компьютеризованных систем – "электронных секретарей". Правила общения по телефону и телефонное хулиганство.

Черты портрета руководителя. Что нужно уметь, чтобы стать лидером в управлении. Планирование персонала: фактор увольнения. Типология управленческих решений. Управленческое решение - это выбор альтернативы.

Инструкция

Чтобы стать хорошим офис- , необходимо обладать такими качествами как ответственность, коммуникабельность и энергичность. Кроме того, нужно стараться соответствовать имиджу и корпоративной компании.

На этой должности очень важно выполнять свои профессиональные обязанности качественно, особенно если в планах имеется подъем по карьерной лестнице.

Стоит помнить, что офис-менеджер – лицо фирмы, по его поведению, профессионализму и внешнему виду судят и о компании, и . Внешний вид всегда должен быть опрятным, соответствовать деловому стилю, а поведение не должно выходить за рамки дозволенного. Необходимо зарекомендовать себя как грамотного и пунктуального специалиста, который может правильно вести переговоры, умеет работать с техникой и является достойным лицом компании. Никаких опозданий на работу и конфликтов быть не должно что бы не случилось.

По возможности следует выделяться из общей массы сотрудников и, проявляя инициативу, вносить предложения по улучшению работы компании, делать замечания в случае необходимости. То есть показывать руководству, что вы настоящий член команды, которому небезразличны проблемы и интересы компании.

Хороший офис-менеджер должен уметь грамотно писать, быстро находить информацию и систематизировать ее. Особо важное место среди обязанностей занимает общение по телефону. Отвечать на звонки можно только с улыбкой на лице, предельной вежливостью и корректностью. Раздражительность и недовольство должно полностью отсутствовать независимо от того, сколько впереди еще невыполненной работы и в какое время суток приходится брать трубку.

Видео по теме

Обратите внимание

Работа офис-менеджера не всегда подразумевает стандартную продолжительность рабочего дня, чаще всего приходится подстраиваться под руководство, и не исключены командировки.

Полезный совет

Приступая к обязанностям офис-менеджера в первую очередь необходимо наладить контакт с остальными сотрудниками и только потом заниматься непосредственными делами

Источники:

• как стать лучшем менеджером
• На основе этих знаний секретарь должен уметь

У одних людей на достижение значительных успехов в профессиональной сфере уходят десятилетия, другие гораздо быстрее покоряют вершины карьерной лестницы. Если вы хотите стать топ-менеджером, вам нужно знать, какой путь к цели является самым коротким.

Инструкция

Конечно, чтобы стать топ-менеджером, нужно иметь высшее образование. И желательно иметь их два: одно – по вашей профессии, второе – по управлению персоналом и организациями. Поступить во второе высшее учебное заведение вы можете уже во время работы. Важно после первого института, университета или академии работать по специальности. Тогда у вас будет больше шансов стать топ-менеджером.

В противном случае вы рискуете застрять на горизонтали карьеры. Это означает, что человек меняет одну сферу за другой, получает смежные должности, но не растет вверх. Такое развитие неплохо для людей, имеющих разносторонние интересы и желающих расширить свою профессиональную сферу. Но если вы нацелены на руководящую должность и не хотите тратить на ее получение несколько десятков лет, вам стоит сузить свою специализацию и работать на повышение.

Если вы не хотите сокращать выбор компаний, в которых вы могли бы сделать карьеру, только до отечественных фирм, выучите английский язык. Хороший уровень иностранного языка даст вам преимущество перед остальными кандидатами на перспективное место в европейской компании. Будет отлично, если вы освоите не один, а два и больше иностранных языков. Помните, что в построении карьеры вам это очень пригодится.

Даже если вы закончили с отличием престижное высшее учебное заведения, не стоит считать, что работодатели будут бороться за вас и сразу предложат вам руководящую должность. Не меньше, а иногда даже больше обладателей красных дипломов, компании ценят тех, кто уже имеет опыт работы. Поэтому постарайтесь устроиться по специальности на последних курсах института на полставки. Совмещать отличную учебу и работу будет нелегко, зато потом вы сможете предъявить не только диплом, но и запись в трудовой книжке. Не исключено, что предприятие, на котором вы будете трудиться во время обучения, по окончании университета пригласит вас на постоянную работу.

Получив начальную должность в фирме, вам нужно максимально проявить себя. Сделать это можно по-разному. Одни сотрудники очень исполнительны, добросовестно относятся к работе и успешно справляются с большим объемом. Другие демонстрируют способность принимать на себя ответственность, проявлять инициативу и креативность, они не спешат выполнять полученное задание, а сначала думают, как упростить процесс. Наверняка вы уже поняли, какой тип работников может скорее рассчитывать на повышение. Если вы хорошо трудитесь, но не готовы брать на себя больше остальных, если вы не видите в целом ситуацию по компании, в которой работаете, потому что не хотите смотреть дальше своих обязанностей, у вас мало шансов выбиться в руководители.

Помните, что топ-менеджер должен выглядеть, говорить и вести себя соответствующе. Поэтому лучше сразу не расслабляться, а совершенствовать свои деловые навыки, думать о том, какие вещи составляют ваш гардероб, и не портить свою рабочую репутацию.

Профессия менеджера по работе с клиентами всегда пользовалась особой популярностью у искателей быстрых карьерных сценариев. Со стороны кажется, что достаточно лишь активности, презентабельной внешности и уверенных коммуникативных навыков, чтобы занять эту нишу. Однако нынешние работодатели стали куда более взыскательными.

Набор компетенций

Менеджер по работе с клиентами – это штатная единица, которая одинаково часто встречается, как в крупном бизнесе, так и в малом его сегменте.

Для каждого рынка существует определенный уровень требований к набору компетенций менеджеров по работе с клиентами. Сегодня специалисты этого профиля должны иметь преимущественно высшее образование в областях экономики, юриспруденции или менеджмента. Узкоспециализированные предприятия широко приветствуют наличие профильного образования – компании, торгующей металлопрокатом, выгоднее принять в штат менеджера с инженерным образованием.

Анализ вакансий крупных компаний демонстрирует возрастающий интерес к специалистам, окончившим курсы повышения квалификации в области эффективного бизнес-управления.

Малый и средний бизнес по-прежнему с радушием принимает менеджеров, имеющих средне-специальное образование и минимальный набор компетенций. Основным критерием отбора являются скорее коммуникативные навыки. Проще говоря, если специалист умеет вести диалог, обладает даром убеждения и мотивирован на заработок, то вероятнее всего, работодатель примет такого специалиста на работу.

Дополнительным плюсом для претендента на должность менеджера по работе с клиентами будут оконченные курсы , маркетингу, PR, риторике и пр.

Должностные обязанности

Чаще всего обязанности менеджера по работе с клиентами связаны с заключением новых сделок и увеличением продаж. Именно по этому критерию работодатель оценивает эффективность работы специалиста.

Большим преимуществом является наличие у претендента опыта работы в сфере продаж по профилю работы компании, а также действующей клиентской базы. Под базой надо понимать не столько перечень потенциальных адресатов услуг с их координатами, сколько налаженные взаимоотношения с людьми, отвечающими за заключение сделок.

Нередко, чтобы получить место в конкретной компании, претенденты вначале устраиваются на работу в организацию, работающую в той же сфере, но находящуюся ниже желаемого работодателя. Там формируется опыт и налаживаются отношения с клиентами.

Однако не всегда работодатель возлагает на менеджера по работе с клиентами обязанности по продаже продукции. Под этой должностью могут скрываться функции координатора по взаимодействию с клиентами. Чаще всего такие специалисты привлекаются компаниями по IT-продукции, софту, бухгалтерским и юридическим услугам. Представители компании не работают на рынке продаж, а только лишь предоставляют услуги и обеспечивают бесперебойную работу продукта.

Зарплатные ожидания

В зависимости от величины предприятия и региона зарплата менеджера по работе с клиентами очень разнится. В целом, специалист этой должности имеет средний заработок рядового офисного служащего.

Чаще всего зарплата работника этого профиля формируется из минимальной ставки, которую специалист получает гарантировано, и процента от заключенных сделок. Именно эта плавающая часть дохода является для специалистов основной. Отсутствие верхней планки в зарплате чаще всего привлекает в сферу работы с клиентами студентов заочной формы обучения, молодых специалистов, а также людей, заинтересованных в непродолжительном, но быстром заработке.

Работодатели с пониманием относятся к тому, что менеджеры по работе с клиентами – это специалисты, которые часто меняют места работы, поэтому по-настоящему ценных работников, готовы мотивировать доплатами.

Перепрофилирование

Успешные менеджеры по работе с клиентами далеко не всегда являются выходцами из сферы розничных прямых продаж. Крупный бизнес часто «создает» таких специалистов из работников компании, четко знающих сильные стороны предприятия, способных выгодно представить его третьим лицам.

В качестве менеджера по работе с клиентами могут выступать бывшие аналитики, привлеченные советники и консультанты, работники PR-служб, помощники руководителя и пр.

По набору компетенций к менеджеру по работе с клиентами ближе всего находится должность заместителя руководителя по взаимодействию с общественностью. Специалисты этого уровня нередко берут на себя публичное освещение деятельности предприятия, поэтому лучше кого-либо знают сильные стороны компании.

В малом и среднем бизнесе функции менеджера по работе с клиентами нередко возлагаются в качестве дополнительной нагрузки, на ведущих специалистов компании, руководителей профильных отделов, пресс-секретарей и пр.

Занять место менеджера по работе с клиентами могут и те специалисты, чья основная профессия никак не связана с продажами. Так, нередко в этом качестве могут выступать работники сферы услуг – административный персонал, работники сферы торговли.

Видео по теме

СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ

Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначаль­но означало «доверенное лицо». В России должность секретаря появляется в XVIII в. сначала именно как должность личного секретаря императора.

В толковом словаре В. Даль определяет: «Статс-секретарь» - доверенный письмовод государя». В первой четверти XVIII в. секретарь становится должност­ным лицом учреждения. В настоящее время в словарях слово «секретарь» опре­деляется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или учрежде­ния, а также ведущее делопроизводство».

Возрастание роли руководителя в современных условиях заставляет по-новому взглянуть на обязанности, права, организацию труда и место секретаря в системе управления организацией.

Секретарь является личным организатором руководителя, помогает ему в пла­нировании рабочего времени и в выполнении намеченных мероприятий, освобож­дает от выполнения вспомогательно-технических операций, фильтрует потоки кор­респонденции, телефонные вызовы и посетителей. Секретарь - это лицо не толь­ко своего руководителя, но и учреждения з целом.

В обязанности секретаря входит выполнение объема работ по сбору, состав­лению, оформлению, обработке устной и документной информации, а также по ор­ганизации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефон­ному обслуживанию и др.

Условно обязанности секретаря можно разделить на:

Работу с документами (информационно-документационное обслуживание);

Работу организационную (бездокументное обслуживание).

Обязанности секретарей руководителей различных уровней управления отли­чаются как по содержанию, так и по объему. В зависимости от этого существуют три ступени должностной секретарской иерархии.

1. Секретарь руководителя низшего уровня управления - секретарь-машинистка (выполняет технические и сервисные функции).

2. Секретарь руководителя среднего уровня управления - секретарь-референт (обеспечивает документное обслуживание, организацию и документное оформле­ние совещаний, приемов посетителей и т.п.).

3. Секретарь руководителя высшего уровня управления - секретарь- помощник руководителя, офис-менеджер, руководитель секретариата (наделен полномочиями представителя в других организациях).

Роль секретаря предполагает большую ответственность и предъявляет высокие требования. Работа секретаря многопрофильна, она требует не только достаточно высокой общей культуры и образованности, но и специальных знаний и умений. Хороший секретарь должен обладать следующими деловыми качествами: профес­сиональным мастерством, "организованностью, инициативностью, ответственно­стью, пунктуальностью, дипломатичностью, осведомленностью, умением предви­деть.

Секретарь должен обладать высокой культурой поведения. Важными показате­лями культуры секретаря являются любезность, корректность, вежливость. В об­щении с посетителями, сотрудниками и руководством секретарь должен проявлять доброжелательность, быть хорошим помощником, оказывать максимальное со­действие, пойти, в случае необходимости, на некоторые личные неудобства ради общего дела.

Одним из важнейших деловых контактов является взаимодействие руководите­ля с секретарем. Эффективная совместная работа руководителя и секретаря воз­можна только при условии полного взаимного доверия и понимания между ними. Для этого руководитель должен четко регламентировать порядок совместной ра­боты, жестко планировать свое рабочее время. Руководитель должен наилучшим образом использовать способности своего секретаря, давать ему широкую инициа­тиву.

В свою очередь, секретарь должен изучать особенности характера, систему мышления, манеры поведения и разговора, логику принятия управленческих ре­шений своего руководителя и стараться помочь ему в достижении эффективности его работы.

КУЛЬТУРА РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ

Работа секретаря отличается быстро меняющейся ситуацией, разнообразием выполняе­мых задач и потребностью их оперативного решения, необходимостью часто вести парал­лельно несколько видов работ, многообразием контактов.

Поэтому к секретарю предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требо­вания к деловым и личностным качествам.

К деловым качествам, прежде всего, относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь должен владеть комплексом профессиональных знаний, умений, навыков.

Секретарь должен отличаться высоким уровнем организованности. Это умение организо­вать свое рабочее место, рационально спланировать распределение обязанностей по време­ни, обеспечить своевременное выполнение каждодневных операций.

Не менее важно таксе качество секретаря, как ответственность за качественное и свое­временное выполнение поставленных задач.

Секретарь должен отличаться инициативностью, умением самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу.

При подборе секретарей на одно из первых мест выдвигается требование сохранять слу­жебную тайну.

К важнейшим качествам секретаря относится пунктуальность. Это умение не только пра­вильно спланировать мероприятия, но и строго выполнять их в установленное время.

Секретарь должен обладать умением предвидеть напряженные ситуации и уметь деталь­но спланировать работу в этот момент.

Работа секретаря никогда не будет успешной, если он не будет предан своей фирме, ор­ганизации. Преданность своей работе - основное качество для идеальных отношений с ру­ководителем.

Для выработки деловых качеств, необходимых в работе секретаря, требуется ряд лично­стных качеств, без которых трудно стать профессионалом.

Из них на первое место следует поставить умение адаптироваться, т.е. быстро переклю­чаться с одного вида работы на другой, и способность одновременно выполнять несколько поручений.

Не менее важная черта характера - коммуникабельность, т.е. способность легко уста­навливать контакты, связи, так как секретарю необходимо общаться с большой группой лю­дей.

К личностным качествам, необходимым секретарю, относятся любезность, вежливость, доброжелательность, отзывчивость.

Важны и такие качества, как гибкость, лояльность, уравновешенность, изобретатель­ность, добросовестность, аккуратность.

Важным и необходимым качеством секретаря является его стремление к постоянному со­вершенствованию, т.е. постоянному пополнению как общих, так и профессиональных знаний.

Секретарь должен всегда отличаться опрятностью, умением одеваться со вкусом и с уче­том деловой обстановки.

Секретарь должен знать:

Правовые основы управления:

административное, трудовое, хозяйственное право;

Законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того ти­па, где он работает.

Основы управления:

систему органов власти и управления в стране и в своем регионе;

Отрасль, в которой он работает, и взаимосвязи;

Функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи;

Место руководителя в структуре, его внутренние и внешние контакты. Основы менеджмента.

Основы научной организации управленческого труда. Вычислительную и организационную технику. Основы общей и социальной психологии. Основы этики и эстетики. Делопроизводство:

методы создания и оформления документов;

Организацию работы с документами;

Бездокументное обслуживание. Архивное дело. На основе этих знании секретарь должен уметь: Создать условия для эффективной работы руководителя:

оказать помощь в планировании рабочего дня;

Организовать рабочее место руководителя;

Вести контроль сроков выполнения поручений руководства. Вести информационное обслуживание руководителя:

" документное;

Бездокументное;

Уметь работать с периодикой (подготавливать обзоры печати). Организовывать прием посетителей.

Устанавливать контакты.

ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ РУКОВОДИТЕЛЯ И СЕКРЕТАРЯ

Взаимодействие руководителя с секретарем

Выделяйте каждый день время на обсуждение с секретарем своей рабочей на­грузки;

Никогда не назначайте встречи сами, пусть это делает секретарь;

Если вас нет в офисе, то вы должны звонить, как минимум, дважды в день, чтобы справиться об изменениях в планах и оставленных для вас сообщениях;

Делайте пометки в ежедневнике о том, когда закончить выполнение той или иной работы;

Планируя дневную работу, выделяйте время на нее с запасом.

Есть несколько приемов, которые помогут менеджеру сделать телефон в боль­шей степени рабочим инструментом и в меньшей - назойливой помехой:

Попросите секретаря «фильтровать» звонки. Известите его о том, против звон­ков каких людей вы не возражаете, а кому следует позвонить позже, в более удоб­ное для вас время.

Дайте людям возможность знать, когда вам можно звонить, а когда нежела­тельно.

Наладьте со своим секретарем двустороннюю связь. Если он выполняет дей­ствительно важную для вас работу, то предложите некоторое время самому отве­чать на звонки.

Если вам нужно поговорить с людьми по телефону, то распорядитесь, чтобы секретарь составил расписание звонков.

Заранее подскажите секретарю, кто может, а кто не может отвлекать вас от основных дел.

За рамками этих договоренностей пусть секретарь принимает решения лично. Существует целый ряд преимуществ, которые дает делегирование полномочий

секретарю:

Это освобождает время руководителя;

Руководитель получает возможность сконцентрироваться на творческой рабо-

Поручение - прекрасное средство мотивации и укрепления доверия секрета-

Поручение - лучший способ подготовки секретаря к принятию на себя допол­нительной ответственности и выработке способности точно «угадывать» в отсутст­вие руководителя, как в той или иной ситуации поступил бы он;

Профессиональный, хорошо обученный секретарь с возложенной на него от­ветственностью и полномочиями делает честь своему руководителю.

Взаимодействие секретаря с руководителем

Специалисты в области управления и организации труда называют следующие качества, необходимые для создания нормальных отношений между секретарем и руководителем.

1. Секретарь должен не допускать ошибок в любом документе и тем самым ос­вободить своего руководителя от необходимости проверять каждый документ. Секретарь также должен своей работой доказать руководителю, что он может ра­ботать самостоятельно.

2. При разговоре по телефону уметь тактично ответить на любой вопрос, а ру­ководитель должен доверять своему секретарю решение всех вопросов, которые в деятельности фирмы считаются конфиденциальными.

3. Уметь выбрать для руководителя важнейшие факты, содержащиеся в отчетах и журналах, чтобы избавить его от необходимости самостоятельно детально изу­чать материалы.

4. Понимать, что в случае срочной работы ему нужно остаться после окончания рабочего дня, но руководитель, тем не менее, не должен рассчитывать на то, что­бы секретарь оставался и тогда, когда такой необходимости нет.

5. Четко представлять свои обязанности и уровень компетенции при самостоя­тельном решении вопросов в отсутствие руководителя, а руководитель должен быть в свою очередь уверен, что секретарь справится с той работой, которая мо­жет возникнуть в его отсутствие. Обеим сторонам необходимо чувство юмора. По­ведение секретаря и эффективность его работы - пример для всех сотрудников. Он всегда должен быть чисто и опрятно одет, поскольку от этого зависит как его авторитет, так и авторитет его руководителя.

Секретарь должен следить за событиями в личной жизни руководителя, напри­мер, позаботиться о цветах для специальных случаев, о поздравительных открытках и т.д.